Tukihenkilötoiminnan tietojärjestelmän rekisteri
TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisteri
Rekisterin nimi: Hämeen piirin tukihenkilötoiminnan tietojärjestelmän rekisteri
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: MLL Hämeen piiri ry
Osoite: Pyhäjärvenkatu 5 B, 33200 TAMPERE
Sähköposti: hameen.piiri@mll.fi
Y-tunnus: 0155471-8
Yhteyshenkilö: vt.toiminnanjohtaja Päivi Meduri
Sähköposti: paivi.meduri@mll.fi
Puhelin: 040 722 1641
3. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani: Vitec Avoine Oy. asiakaspalvelu@avoine.fi
4. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään piirin tukihenkilötoimintaan osallistuvien vapaaehtoisten, tuettavien asiakkaiden, heidän perheenjäsenten ja tukisuhteisiin mahdollisesti liittyvien yhteistyötahojen tietoja.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu. Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilöiden henkilötietojen ajantasainen hallinta toimintaan osallistumisen aikana sekä heille toiminnasta tiedottaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu toiminnan tuottamiseen ja ohjaamiseen. Tietojen antaminen on edellytyksenä toimintaan osallistumiselle.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään henkilö- ja yhteystietoja sekä muita toimintaan liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Lähiosoite ja kotipaikkakunta
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Henkilötunnus (vapaaehtoiset)
- Sukupuoli
- Rikostaustaotteen tarkistuspäivä (vapaaehtoiset)
- Synnyinmaa ja äidinkieli
- Syntymävuosi
- Koulutus / ammatti
- Tiedot lemmikkieläimistä
- Toiveet toimintaan liittyen
- Oma perhetilanne
- Lasten etunimet ja syntymävuodet
- Maahantulovuosi (ystävätoiminta)
- Huoltajan etu- ja sukunimi (kaveritoiminta)
- Huoltajan puhelinnumero ja sähköposti (kaveritoiminta)
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään rekisterissä olevilta itseltään.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tukihenkilötoiminnan tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja niiden käyttöä valvotaan. Tietojärjestelmän käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarvittaessa.
9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmannelle osapuolelle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja siirretään lisäksi vapaaehtoisten kulukorvausten maksamista varten piirin järjestelmään sekä verottajan tulorekisteriin. Samoin koulutuksiin osallistuvien vapaaehtoisten nimitiedot toimitetaan Opintokeskus Sivikselle.
Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani Vitec Avoine Oy voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin vapaaehtoinen tai tuettava on mukana toiminnassa. Henkilötiedot anonymisoidaan, eli tunnistettavat tiedot poistetaan viim. 5 vuoden kuluttua, kun henkilö ei enää ole mukana toiminnassa. Vapaaehtoisten tietoja pidetään 10 vuotta koulutuksista annettavien todistuksien myöntämistä varten.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Vapaaehtoisilla ja tuettavilla on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat piirin käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on piirin oikeutettu etu;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Henkilön tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Piiri voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Piiri voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12.Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa hänen asuinpaikkansa tai työpaikkansa sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Henkilön oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterin tietosuojavastaavalle tai yhteyshenkilölle. Edellä mainittujen yhteystiedot löytyvät selosteen alusta. Yhteyttä voi ottaa myös henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
MLL:n Hämeen piiri ry.
Pyhäjärvenkatu 5 B, 33200 TAMPERE.
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.5. 2021.