OmaKamu-toiminnan tietojärjestelmän rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE

1.    Rekisteri

Rekisterin nimi: MLL Hämeen piirin OmaKamu-toiminnan rekisteri

2.    Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: MLL Hämeen piiri ry

Osoite: Pyhäjärvenkatu 5 B, 33200 TAMPERE

Sähköposti: hameen.piiri@mll.fi

Y-tunnus: 0155471-8

Yhteyshenkilö: koordinaattori Anne Koivusalo

Sähköposti: anne.koivusalo@mll.fi

Puhelin: 044 737 8147

3.    Henkilötietojen käsittelijät

Vapaaehtoisten tukihenkilöiden eli Kamujen, yhdistyksen jäsenten, lasten ja heidän perheidensä tietoihin on pääsy ainoastaan Omakamu-toiminnan koordinaattorilla. Tiedot on salattu ja niihin pääsee käsiksi vain henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan kautta. Henkilötietoja käsitteleviä OmaKamu-toiminnan koordinaattoria sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani: Vitec Avoine Oy. asiakaspalvelu@avoine.fi

4.      Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään MLL Hämeen piirin OmaKamu-toimintaan osallistuvien vapaaehtoisten Kamujen, asiakkaiden, heidän perheenjäsenten ja OmaKamu-suhteisiin mahdollisesti liittyvien yhteistyötahojen tietoja.

5.    Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilöiden henkilötietojen ajantasainen hallinta toimintaan osallistumisen aikana sekä heille toiminnasta tiedottaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu toiminnan tuottamiseen ja ohjaamiseen. Tietojen antaminen on edellytyksenä toimintaan osallistumiselle.

6.    Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään henkilö- ja yhteystietoja sekä muita toimintaan liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Vapaaehtoiset aikuiset eli Kamut: nimi, syntymäaika, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, terveydentilaan liittyvät olennaiset seikat (käytännössä ruoka-aine- tai eläinallergiat), muut haastattelulomakkeen tiedot ja alkuhaastattelussa käsiteltävät asiat
• Lapset: nimi, syntymävuosi, kotiosoite, kiinnostuksen kohteet. Hakemuksiin kirjataan myös lapsen perhe- ja elämäntilanteeseen liittyvät, OmaKamu-toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot
• Lasten huoltajat: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite
• Yhteistyötahot: esimerkiksi sosiaalitoimen työntekijät, jotka ottavat yhteyttä asiakasperheen puolesta. Tallennamme heidän sähköpostiviestinsä ja yhteystietonsa tulevaisuuden yhteydenpidon mahdollistamiseksi
• Tapahtumiin ilmoittautujat: vapaaehtoisten Kamujen, toiminnassa mukana olevien lasten ja heidän läheistensä nimiä ja tapahtuman toteuttamisen kannalta muita olennaisia tietoja, kuten ruokavaliossa huomioitavat seikat.
• Sähköpostilistalle liittyjät: sähköpostiosoite

Otamme vastaan lasten ja heidän huoltajiensa hakemusten myötä tietoja, jotka sisältävät toisinaan esimerkiksi terveydentilaan liittyvää informaatiota. Käsittelemme meille annettuja tietoja mahdollisimman huolellisesti. 

7.    Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisterissä olevilta itseltään.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu OmaKamu-toiminnan tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja niiden käyttöä valvotaan. Tietojärjestelmän käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarvittaessa.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Käytämme Googlen (G Suiten järjestöversio) ja Microsoftin pilvipalveluita rekisterien ylläpitämiseen.   Google kuvaa sivuillaan miten se noudattaa EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimuksia:

https://cloud.google.com/security/gdpr/ https://gsuite.google.com/terms/dpa_terms.html. 

Microsoftin tietosuojalausekkeeseen pääset tutustumaan oheisesta  linkistä.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmannelle osapuolelle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani Vitec Avoine Oy voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

10.   Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin vapaaehtoinen, Kamu, tai  lapsi, PikkuKamu, on mukana toiminnassa. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tiedot poistetaan mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun niiden säilyttäminen ei ole OmaKamu-toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeellista. 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Vapaaehtoisilla ja tuettavilla on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat piirin käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on piirin oikeutettu etu;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Henkilön tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Piiri voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Piiri voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa hänen asuinpaikkansa tai työpaikkansa sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Henkilön oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterin tietosuojavastaavalle tai yhteyshenkilölle. Edellä mainittujen yhteystiedot löytyvät selosteen alusta. Yhteyttä voi ottaa myös henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

MLL:n Hämeen piiri ry.

Pyhäjärvenkatu 5 B, 33200 TAMPERE.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.09.2024.