MLL:n Hämeen piirin tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä | MLL:n Hämeen piiri ry |
| 2. Rekisterin yhteyshenkilö | Päivi Meduri, vt. toiminnanjohtaja p. 040 722 1641 paivi.meduri@mll.fi |
| 3. Rekisterin nimi | Koulutuksiin, tapahtumiin ja toimintaan haku-, osallistuja-, yhteydenotto-, tilaus- ja tiedotusrekisteri |
| 4. Henkilötietojen käsittelijä | Tietoja voidaan siirtää MLL:n Hämeen piirin sisällä vain niille, joiden työtehtävään rekisteriin liittyvän toiminnon järjestäminen tai hoitaminen luottamuksellisesti ja välittömästi kuuluu. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille. Käytämme maksu- ja kirjanpitoaineistojen käsittelyn tukena Procountor-ohjelmistoa, joka ostetaan palveluna Accountor Oy:ltä. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. |
| 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste | Henkilötietoja käsitellään piirin koulutukseen, tapahtumaan tai toimintaan hakemista, ilmoittautumista ja osallistumista sekä tilausta varten sekä maksutietojen käsittelyyn ja asiakaspalveluun. Tiedot on saatu yhteydenottajan itse lähettämänä. Henkilön antamia yhteystietoja saatetaan käsitellä uutiskirjeen lähettämiseen sekä markkinointiin rekisteröidyn suostumuksella. |
| 6. Henkilötietojen säilytysaika | Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen, rekisteröidyn tekemän haun, ilmoittautumisen, tilauksen ja siihen liittyvän tapahtuman tai toiminnon mahdollistamiseksi. Maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä. Niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan, kun määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Yhteydenotto- ja ilmoittautumislomakkeet poistetaan, kun asian käsittely on päättynyt. Ruoka-ainerajoitustiedot poistetaan, kun tietoa ei enää tarvita tilaisuuden tarjoilun järjestämiseen. Tarjoilun järjestäjälle ei ilmoiteta henkilötietoja. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. |
| 7. Rekisterin tietosisältö | Ilmoittautumiset vapaaehtoistoimintaan: Nimi (sukunimi, etunimi), sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite (katuosoite, postinumero- ja toimipaikka), syntymäpaikka sekä muut mahdolliset rekisteröitävän itse antamat tiedot. Ilmoittautumiset tapahtumiin tai koulutuksiin: Nimi, puhelinnumero, sähköpostisoite, tarvittaessa edustettu taho (yritys, oppilaitos, yhteisö tai yksityishenkilönä), tarvittaessa toimiala, laskutustiedot sekä muut mahdolliset rekisteröitävän ilmoittamat tiedot. Ruoka-ainerajoitukset itse antamina. Avoin haku työharjoitteluun: Nimi, asuinpaikkakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muut mahdolliset rekisteröitävän itse antamat tiedot.
Nimi, puhelinnumero, sähköpostisoite, työskentelypaikkakunta, tarvittaessa toimiala, työantaja (järjestö, yritys, muu), laskutustiedot sekä muut mahdolliset rekisteröitävän ilmoittamat tiedot. |
| 8. Säännönmukaiset tietolähteet | Rekisterin tiedot ovat peräisin rekisteröidyltä itseltään. Kirjanpidon tietokanta. |
| 9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset | Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille eikä luovuta tai käytä tietoja markkinointia tai muuta tarkoitusta varten ilman rekisteröidyn suostumusta. Maksatukseen liittyvät rekisteritiedot siirretään tarvittaessa määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. |
| 10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. |
| 11. Rekisterin suojauksen periaatteet | Varmistamme henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden sekä henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Jos rekisteritietoja tulostetaan, ne tuhotaan asianmukaisesti heti käsittelyn jälkeen. Tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Koulutamme ja ohjeistamme henkilötietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa. |
| 12. Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus
Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisesti, joko sähköpostilla tai kirjeitse. Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti yhdessä asiakkaidemme kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta. |
| 13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen | Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.10.2020. |