Tapahtumapohja sujuvoittaa MLL:n Kalvolan yhdistyksen tapahtumasuunnittelua, tilastointia ja kirjanpitoa

MLL:n Kalvolan yhdistys on rakentanut tapahtumapohjan tueksi tapahtumien järjestämiseen. Se on tiedostopohja, joka on mukana aina tapahtuman suunnittelusta tilastointiin ja kirjanpitoon. Lue alta yhdistyksen rahastonhoitajan Päivi Koskisen ajatuksia siitä, millaista hyötyä tapahtumapohjasta on ollut yhdistyksen toiminnassa! 

Mitä hyötyä tapahtumapohjasta on teille ollut tapahtumien suunnittelussa?

Tapahtumapohja auttaa kirjaamaan kaiken ylös kootusti, jotta kaikki pysyvät kartalla siitä, mitä on tulossa ja mitä tehdään. Tapahtumapohjaan kirjataan tapahtuman perustietoja, ohjelmaa, markkinointia, työnjakoa sekä tapahtuman purkua kommentteineen ja tilastoineen. 

Tapahtuman tekijät näkevät tiedostosta helposti, mitä kaikkea tarvitsee kirjata, ja uudet tekijät pääsevät helpommin kärryille siitä, missä mennään ja mikä on tapahtuman tavoite. Pohjaan kirjataan myös tapahtuman tulot ja menot, joten kaikki pysyvät kärryillä
tapahtumakohtaisista menoista. 

Lisäksi kun pohja on avoin kaikille, kirjaaminen ei jää vain yhden ihmisen harteille. Aikaisemmin myös kaikki tapahtumiin liittyvät keskustelut käytiin kokousten lisäksi hallituksen WhatsApp-ryhmässä, mikä oli kuormittavaa niille, jotka eivät olleet mukana kyseisen tapahtuman järjestämisessä. Nyt tapahtumapohjan käyttö erottaa tapahtumat
selkeämmin hallitustyöskentelystä, vaikka edelleen tietysti yhdessä kokouksissa tehdään ja keskustellaan. Se antaa vapautta myös tapahtumien tekijöille. 

Pohjassa on myös kohta tapahtumien purulle ja kommenteille: mitkä fiilikset tapahtumasta jäi, mitä tehdään ensi kerralla eri lailla. Seuraavalla kerralla, kun ruvetaan tekemään samaa tapahtumaa, voidaan palata tiedostoon ja katsoa, onko ollut jotain, mikä on
toiminut erityisen hyvin, tai tarvitseeko jotain tehdä toisin. Tieto löytyy sieltä helpommin kuin kokouspöytäkirjoista. 

Millaista hyötyä pohjasta on ollut tilastointiin ja kirjanpitoon? 

Vuoden alussa tilastoja tehdessä huomasin, kuinka kätevää oli ottaa tilastot suoraan tapahtumatiedostoista. Ei tarvinnut etsiä tai miettiä, että mistäs pöytäkirjasta tämä nyt löytyykään ja onko kaikki tapahtumat tilastoitu.

Tapahtumapohjaan kirjataan osallistujamäärät, jotka usein meinasivat jäädä kirjaamatta. Vapaaehtoisten tunneista ilmoitimme ennen WhatsApp-ryhmässä, mutta nyt niille on paikka tapahtumapohjassa. WhatsApp-ryhmän kanssa mietimme, uskaltavatko kaikki laittaa tunteja sinne, kun se piippaa kaikille tulleista viesteistä ja se voidaan kokea häiritseväksi. 

Kuitit on lisätty pohjaan vasta hiljattain. Kun tein kirjanpidon ja tilinpäätöksen, mietin, että ne toimisivat siinä varmasti todella hyvin. Pystyn erittelemään kulut itse, kun kaupasta tulee yksi yhtenäinen lasku. Näen suoraan, mikä on minkäkin tapahtuman kulu.

Miten tapahtumapohjan käyttö on lähtenyt teillä käyntiin?

Omaan silmään vaikuttaa, että pohjan käyttäminen on onnistunut hyvin. Kaikki ovat päässeet mukaan sen käyttöön. Olemme kokeneet sen tärkeäksi tapahtumien järjestämisessä, ja sen vuoksi se on toistaiseksi otettu pysyvämmäksi systeemiksi. 

Alkukankeuden vuoksi lisäsimme tiedoston alkuun ohjeita sen käyttöön, ja samalla yhdistyksemme puheenjohtaja Jasmin Nyby muokkasi tiedoston visuaalista ulkomuotoa selkeämmäksi ja yhtenäisemmäksi. 

Muutenkin pohja on rakentunut pikkuhiljaa käytössä. Olen itse ollut yhdistyksessä mukana niin perhekahvilassa, sihteerinä kuin nyt rahastonhoitajana. Kaikkien vapaehtoisroolien myötä olen saanut uusia, erilaisia näkemyksiä siihen, miten pohjaa voisi kehittää. Katsotaan, miten se vielä käytössä muokkautuu.

Kuva: MLL Kalvola